Einen Briefumschlag bedrucken Sie am einfachsten mit Word: Unter „Sendungen“ › „Umschläge“ tragen Sie Empfänger und Absender ein und wählen das Format, etwa DL oder C6. Wie herum der Umschlag in den Drucker gehört, zeigt Word unter „Druckoptionen“, ebenso die Markierung am Papierfach. Ein Probedruck verhindert Fehldrucke.
Welches Umschlagformat brauche ich?
Die Formate von Briefumschlägen sind in der Norm DIN 678 festgelegt. Die C-Formate passen zu den A-Papierformaten: In einen C5-Umschlag passt zum Beispiel ein A5-Blatt oder ein einmal gefaltetes A4-Blatt. Das Format DL, umgangssprachlich DIN lang, ist auf ein A4-Blatt abgestimmt, das auf ein Drittel gefaltet ist.
| Format | Maße | Passender Inhalt |
|---|---|---|
| DL (DIN lang) | 110 × 220 mm | A4, auf ein Drittel gefaltet |
| C6 | 114 × 162 mm | A6 oder A4, zweimal mittig gefaltet |
| C5 | 162 × 229 mm | A5 oder A4, einmal gefaltet |
| C4 | 229 × 324 mm | A4, ungefaltet |
Daneben gibt es das Format C6/C5 mit 114 × 229 mm; es nimmt wie DL ein auf ein Drittel gefaltetes A4-Blatt auf. Ob Ihr Drucker ein Format verarbeitet, steht im Handbuch, und die Unterschiede sind groß: Der Canon PIXMA TS5300 nimmt im hinteren Fach laut Canon nur Umschläge im Format DL und „Gesch.-Umschl. 10“ auf, einem US-Format. Für den Laserdrucker Brother HL-2130 nennt Brother im Treiber unter anderem DL und C5; C6 richten Sie dort als benutzerdefinierte Größe ein.
Wie bedrucke ich einen Briefumschlag mit Word?
Die folgenden Schritte beschreibt Microsoft für Word für Microsoft 365 sowie Word 2016 bis 2024 unter Windows.
Absenderadresse einmal hinterlegen
Unter „Datei“ › „Optionen“ › „Erweitert“ tragen Sie im Bereich „Allgemein“ im Feld „Postanschrift“ Ihre Adresse ein und bestätigen mit „OK“. Word speichert sie und bietet sie künftig als Absenderadresse an.
Umschlag einrichten und drucken
- Wählen Sie auf der Registerkarte „Sendungen“ in der Gruppe „Erstellen“ die Option „Umschläge“.
- Geben Sie im Feld „Empfängeradresse“ die Anschrift ein. Im Feld „Absenderadresse“ steht Ihre hinterlegte Adresse. Soll kein Absender auf den Umschlag, aktivieren Sie „Weglassen“.
- Klicken Sie auf „Optionen“ und wählen Sie auf der Registerkarte „Umschlagoptionen“ unter „Umschlaggröße“ Ihr Format. Fehlt es, wählen Sie am Ende der Liste „Benutzerdefinierte Größe“ und tragen Breite und Höhe ein.
- Öffnen Sie die Registerkarte „Druckoptionen“. Dort zeigt Word, wie der Umschlag eingelegt werden muss: Position im Fach, ob die lange oder die kurze Kante voran eingezogen wird und ob die Vorderseite nach oben oder nach unten zeigt. Diese Angaben erhält Word vom Druckertreiber.
- Legen Sie den Umschlag so ein, wie es die Abbildung zeigt, und bestätigen Sie mit „OK“.
- Klicken Sie auf „Drucken“. Möchten Sie den Umschlag speichern und später wiederverwenden, wählen Sie „Zu Dokument hinzufügen“ und speichern das Dokument.
Microsoft empfiehlt, vor einer ganzen Reihe von Umschlägen einen Umschlag mit Testtext zu drucken. Stimmt das Ergebnis nicht, lesen Sie in den Druckerinformationen nach, wie Umschläge eingelegt werden, aktualisieren Sie den Druckertreiber oder passen Sie die Druckoptionen an und drucken erneut.
Wie lege ich den Umschlag richtig in den Drucker ein?
Eine Regel, die für alle Drucker gilt, gibt es nicht. Je nach Gerät wird der Umschlag mit der kurzen oder der langen Kante voran eingezogen und mit der Adressseite nach oben oder nach unten eingelegt. Verlassen Sie sich deshalb auf diese drei Hinweise:
- die Abbildung unter „Druckoptionen“ in Word,
- die Markierung (Symbol) am Papierfach oder an der manuellen Zufuhr,
- den Abschnitt zum Einlegen von Umschlägen im Handbuch Ihres Druckers.
Zwei Beispiele zeigen, wie unterschiedlich das ist. Beim Canon PIXMA TS5300 legen Sie Umschläge laut Handbuch im Hochformat mit der zu bedruckenden Seite nach oben in das hintere Fach, höchstens 10 Stück auf einmal. Beim Brother HL-2130 öffnen Sie die hintere Abdeckung und schieben jeden Umschlag einzeln in die manuelle Zufuhr, ebenfalls mit der zu bedruckenden Seite nach oben. Bei Ihrem Modell kann es anders sein.
Welche Einstellungen braucht der Druckertreiber?
Neben Word kommt es auf den Druckertreiber an. Stellen Sie dort das Umschlagformat ein und als Papier- bzw. Medientyp die Einstellung für Umschläge. Canon nennt für die PIXMA-TS5300-Serie unter Windows die Option „Umschlag“ unter „Häufig verwendete Einstellungen“ auf der Registerkarte „Schnelleinrichtung“ und das Format „DL Umschlag“; soll die Adresse waagerecht stehen, wählen Sie als Ausrichtung „Querformat“. Brother nennt für den HL-2130 das Druckmedium „Briefumschläge“, „Briefumschläge dünn“ oder „Briefumschläge dick“ und als Papierquelle „Manuell“. Allgemeine Tipps zum Treiber finden Sie unter Druckereinstellungen optimieren.
Welche Umschläge eignen sich für Tintenstrahl- und Laserdrucker?
Nicht jeder Umschlag läuft problemlos durch den Drucker. Canon schließt für die PIXMA-TS5300-Serie Umschläge mit geprägter oder kaschierter Oberfläche, Umschläge mit doppelter Klappe und Umschläge mit bereits befeuchteter, klebender Gummierung aus. Vor dem Einlegen sollen Sie alle vier Ecken und Kanten flach drücken, gewellte Umschläge vorsichtig in die Gegenrichtung biegen und die vordere Kante glatt streichen. Ungeeignete oder nicht ganz flache Umschläge können laut Canon einen Papierstau verursachen; was dann hilft, lesen Sie unter Papierstau beheben.
Im Laserdrucker wird der Umschlag in der Fixiereinheit erhitzt. Brother rät für Laserdrucker wie den HL-2130 von selbstklebenden Umschlägen ab, ebenso von Umschlägen mit Klammern, Verschlüssen, Bändern oder Fenstern, von geprägten oder innen bedruckten Umschlägen und von Umschlägen mit schiefen Kanten. Verschmiert der Druck, empfiehlt Brother, als Medientyp „Dickes Papier“ oder „Dickeres Papier“ zu wählen, damit die Fixiertemperatur steigt. Nehmen Sie jeden Umschlag gleich nach dem Druck heraus.
Viele Umschläge auf einmal: Wie funktioniert der Seriendruck?
- Legen Sie eine Adressliste an, zum Beispiel in Excel. Formatieren Sie die Postleitzahlen dort als Text, damit führende Nullen wie in 01067 erhalten bleiben.
- Testen Sie das Layout zuerst mit einem einzelnen Umschlag wie oben beschrieben.
- Wählen Sie „Sendungen“ › „Seriendruck starten“ › „Umschläge“ und prüfen Sie im Dialog „Umschlagoptionen“ Format und Zuführung.
- Verbinden Sie die Adressliste über „Sendungen“ › „Empfänger auswählen“.
- Setzen Sie den Cursor in das Adressfeld des Umschlags und fügen Sie über „Adressblock“ die Empfängerdaten ein.
- Blättern Sie zur Kontrolle durch einige Datensätze und drucken Sie über „Fertig stellen und zusammenführen“ › „Dokumente drucken“.
Druckt Ihr Gerät keine Umschläge, sind Adressetiketten eine Alternative, siehe Etiketten drucken. Für Etikettendrucker gibt es Adressetiketten auf Rollen.
Häufige Fragen
Wie bedrucke ich einen Briefumschlag mit Word?
Wählen Sie „Sendungen“ › „Umschläge“, tragen Sie Empfänger- und Absenderadresse ein und stellen Sie unter „Optionen“ die Umschlaggröße ein. Legen Sie den Umschlag so ein, wie es die Registerkarte „Druckoptionen“ zeigt, und klicken Sie auf „Drucken“.
Wie herum lege ich den Briefumschlag in den Drucker?
Das hängt vom Gerät ab. Maßgeblich sind die Abbildung unter „Druckoptionen“ in Word, die Markierung am Papierfach und das Druckerhandbuch. Ein Testdruck mit einem markierten Umschlag zeigt, ob Seite und Richtung stimmen.
Wie bedrucke ich einen Briefumschlag mit dem Canon PIXMA?
Für die PIXMA-TS5300-Serie beschreibt Canon: DL-Umschläge im Hochformat mit der zu bedruckenden Seite nach oben ins hintere Fach legen, im Treiber „Umschlag“ und „DL Umschlag“ wählen und für eine waagerechte Adresse „Querformat“ einstellen. Andere PIXMA-Serien können abweichen; maßgeblich ist das Online-Handbuch Ihres Modells.
Wie bedrucke ich einen Briefumschlag mit einem HP-Drucker?
Das Vorgehen ist dasselbe: In Word das Format wählen, im Druckertreiber Papierformat und Papiertyp für Umschläge einstellen und den Umschlag so einlegen, wie es die Markierung am Papierfach zeigt. Welche Umschlagformate Ihr HP-Modell verarbeitet, steht im Benutzerhandbuch.
Gibt es eine Vorlage für Briefumschläge in Word?
Word bringt die Umschlagfunktion mit: Unter „Sendungen“ › „Umschläge“ › „Optionen“ wählen Sie gängige Formate oder legen über „Benutzerdefinierte Größe“ eigene Maße an. Mit „Zu Dokument hinzufügen“ speichern Sie den Umschlag als wiederverwendbares Dokument.
