Scanner

Scanner kaufen: Welcher Scannertyp passt zu meinem Bedarf?

Der passende Scanner richtet sich vor allem danach, welche Vorlagen erfasst werden sollen und wie häufig gescannt wird. Für größere Mengen an Papierdokumenten eignen sich Dokumentenscanner mit automatischem Einzug. Fotos, Bücher und empfindliche Vorlagen lassen sich dagegen besonders schonend mit einem Flachbettscanner digitalisieren. Barcode-Scanner sind auf die schnelle Erfassung von 1D- und 2D-Codes in Handel, Lager und Logistik spezialisiert.

Neben dem Scannertyp sind Scanvolumen, Geschwindigkeit, Auflösung, automatischer Dokumenteneinzug, Duplexscan, OCR-Funktionen und Anschlüsse wichtige Auswahlkriterien. Für gemeinsam genutzte Arbeitsplätze können außerdem Netzwerk- oder WLAN-Funktionen sinnvoll sein.

Dokumentenscanner für viele Papierdokumente

Dokumentenscanner sind für die schnelle Digitalisierung von Rechnungen, Verträgen, Lieferscheinen, Belegen, Formularen und anderen Papierunterlagen ausgelegt. Viele Modelle verfügen über einen automatischen Dokumenteneinzug, kurz ADF, und können mehrere Blätter ohne manuelles Auflegen nacheinander verarbeiten.

Wer regelmäßig größere Dokumentenmengen scannt, sollte besonders auf Scangeschwindigkeit, Kapazität des Dokumenteneinzugs und Duplexscan achten. Ein Duplexscanner kann Vorder- und Rückseite eines beidseitig bedruckten Dokuments automatisch erfassen.

Passende Modelle finden Sie unter Dokumentenscanner.

Flachbettscanner für Fotos, Bücher und empfindliche Vorlagen

Bei einem Flachbettscanner wird die Vorlage auf eine Glasfläche gelegt und während des Scannens nicht durch einen Einzugsmechanismus transportiert. Dadurch eignen sich diese Geräte besonders für Fotos, Bücher, Zeichnungen, einzelne Dokumente und empfindliche Originale.

Für Fotos und detailreiche Vorlagen ist insbesondere die optische Auflösung relevant. Wer dagegen hauptsächlich einzelne Büro- oder Homeoffice-Dokumente scannt, sollte zusätzlich auf Bedienkomfort, Software und eine einfache Verbindung zum Computer achten.

Passende Geräte finden Sie unter Flachbettscanner.

Barcode-Scanner für Kasse, Lager und Logistik

Barcode-Scanner erfassen maschinenlesbare Codes und übertragen die enthaltenen Informationen an ein angeschlossenes Kassensystem, Warenwirtschaftssystem oder einen Computer. Sie werden beispielsweise an Kassen, in der Warenannahme, im Lager, beim Versand und bei Inventuren eingesetzt.

Bei der Auswahl sollte geprüft werden, welche Codearten gelesen werden müssen. 1D-Scanner erfassen klassische Strichcodes, während geeignete 2D-Scanner zusätzlich QR-Codes, Data-Matrix-Codes und weitere zweidimensionale Codes lesen können. Für mobile Arbeitsbereiche können kabellose Geräte mehr Bewegungsfreiheit bieten.

Passende Modelle finden Sie unter Barcode-Scanner.

Scanner-Zubehör für Wartung und zuverlässigen Betrieb

Scanner-Zubehör umfasst je nach Gerät beispielsweise Reinigungstücher, Wartungs-Kits, Verbrauchsmaterialien und Ersatzteile. Besonders bei regelmäßig genutzten Dokumentenscannern können Staub, Papierabrieb und Verschleiß den Papiereinzug oder die Scanqualität beeinflussen.

Zubehör sollte immer passend zum Hersteller und zum konkreten Scanner-Modell ausgewählt werden.

Passende Produkte finden Sie unter Scanner-Zubehör.

ADF, Duplexscan und Scangeschwindigkeit richtig auswählen

Bei Dokumentenscannern bestimmen automatischer Dokumenteneinzug, Duplexfunktion und Scangeschwindigkeit wesentlich, wie effizient größere Papiermengen verarbeitet werden können. Ein ADF zieht mehrere Seiten automatisch nacheinander ein, während Duplexscan Vorder- und Rückseite ohne manuelles Wenden erfasst.

Die Scangeschwindigkeit wird je nach Hersteller beispielsweise in Seiten beziehungsweise Bildern pro Minute angegeben. Wer nur gelegentlich einzelne Dokumente digitalisiert, benötigt nicht dieselbe Leistung wie ein Büro oder eine Verwaltung mit täglich größeren Dokumentenmengen.

Welche Scanauflösung ist sinnvoll?

Die Scanauflösung wird in dpi angegeben und sollte passend zur Vorlage gewählt werden. Für normale Textdokumente ist häufig eine deutlich geringere Auflösung ausreichend als für Fotos, Grafiken oder Vorlagen mit sehr feinen Details.

Eine möglichst hohe dpi-Zahl ist nicht automatisch die beste Einstellung. Eine höhere Auflösung erzeugt größere Dateien und erhöht den Speicher- und Verarbeitungsaufwand. Für Dokumentenarchive stehen deshalb häufig Lesbarkeit, Geschwindigkeit und Dateigröße stärker im Vordergrund als maximale Auflösung.

OCR: Gescannte Dokumente durchsuchbar machen

OCR steht für Optical Character Recognition beziehungsweise optische Zeichenerkennung. Eine geeignete Software erkennt gedruckten Text innerhalb eines gescannten Dokuments und wandelt ihn in maschinenlesbare Zeichen um.

Dadurch können beispielsweise Rechnungen, Verträge, Belege oder andere Unterlagen als durchsuchbare Dokumente gespeichert und Inhalte später leichter gefunden oder weiterverarbeitet werden. Welche OCR-Funktionen verfügbar sind, hängt von Scanner und eingesetzter Software ab.

USB, WLAN oder Netzwerk: Welche Verbindung passt?

Ein Scanner mit USB-Anschluss eignet sich besonders für einen festen Einzelarbeitsplatz. WLAN oder eine Netzwerkverbindung können sinnvoll sein, wenn mehrere Personen dasselbe Gerät verwenden oder Scans direkt an unterschiedliche Ziele übertragen werden sollen.

Welche Anschlussart die beste Wahl ist, hängt daher vom Arbeitsplatz, der Zahl der Nutzer und dem gewünschten Scan-Workflow ab. Vor dem Kauf sollte außerdem geprüft werden, ob Betriebssystem, Software und vorhandene IT-Umgebung unterstützt werden.

Dokumentenscanner oder Flachbettscanner?

Dokumentenscanner sind vor allem auf Geschwindigkeit und größere Mengen loser Papierseiten ausgelegt. Flachbettscanner bieten dagegen mehr Flexibilität bei Fotos, Büchern, gebundenen Unterlagen und empfindlichen Vorlagen.

Wer regelmäßig Rechnungen, Verträge und mehrseitige Akten digitalisiert, profitiert meist stärker von einem Dokumentenscanner. Für Fotos, Bücher, Zeichnungen oder einzelne hochwertige Originale ist ein Flachbettscanner häufig die passendere Lösung.